Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous avez besoin d’un logiciel CRM. Indispensable pour la gestion de la relation client, cet outil informatique est utilisé par toutes les sociétés qui ont besoin d’efficacité dans leur gestion. Néanmoins, les besoins d’une entreprise 500 salariés étant différents de ceux d’une entreprise de moins de 50 employés, un logiciel CRM sera plus utile qu’un autre, étant donné que chacun offre diverses fonctionnalités. À cet effet, voici les fonctionnalités CRM les utiles pour la relation client de votre entreprise.
Sommaire :
1. Coordonnées
Puisqu’on parle de gestion de la relation client, c’est la fonctionnalité la plus indispensable sur les logiciels CRM. Celle-ci permet de stocker les fiches d’informations des clients : nom, prénom, numéro de téléphone, adresse mail, etc. L’idéal serait d’opter pour un logiciel qui vous permet d’importer facilement les contacts que vous aviez à votre disponibilité. Aussi, l’ajout manuel doit être aisé.
De plus, le modèle de CRM à choisir doit vous permettre de filtrer et de trier ces données, pour une utilisation spécifique. Au cas où vous auriez des champs uniques, assurez-vous qu’il est possible de les créer dans le logiciel que vous avez en vue.
2. Suivi des appels et des emails
Le suivi des appels et des emails est une fonctionnalité très utile pour votre entreprise. Optez donc pour des logiciels CRM qui vous offrent un suivi complet des appels et des emails avec les clients et prospects. Dès le départ, assurez-vous de consigner l’historique des conversations. À cet effet, PME Web liste les meilleurs logiciels CRM gratuits. N’hésitez pas à choisir des logiciels CRM qui donnent la possibilité de connecter vos calendriers pour une vue plus facile des appels.
3. Prise de notes
La prise de note est indispensable, surtout lorsqu’il faut accueillir un nouvel employé ou transférer un lead à un autre commercial. La prise de note permet de donner vie aux échanges que vous avez eus avec lui. Elle sert aussi à décrire les étapes qui suivent et peut-être les techniques particulières utilisées avec ledit lead.
La prise de note est une fonctionnalité indispensable qui aide à gagner du temps. Un simple regard permet de se remémorer le chemin parcouru jusque-là sur un prospect et de continuer sans se méprendre.
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4. Synchronisation entre votre messagerie et le CRM
Cette fonctionnalité accompagne le suivi des emails. Choisissez un logiciel qui permet l’intégration de votre boîte de messagerie. De ce fait, vous centralisez les données et aider les commerciaux à gagner du temps dans ce qu’ils font.
Toutefois, une chose est l’intégration, une autre en est la synchronisation. Assurez-vous que cette dernière se fait facilement et de la meilleure des manières.
5. Gestion des tâches
Pour avoir les yeux sur ce que l’on doit faire et gagner en productivité, la gestion des tâches est primordiale. Elle est encore plus utile en période de croissance où les responsables ont besoin de faire des affections et des remaniements d’équipe.
Parlant des tâches, le meilleur logiciel doit aussi permettre d’automatiser des tâches telles que la création des fiches, la prise des rendez-vous ou encore la génération des rapports. Ceci permettrait aux utilisateurs de gagner du temps sur des activités chronophages.
6. Création de devis et de factures
Au cours des échanges avec les clients ou prospects, vous et vos commerciaux aurez besoin d’envoyer des devis ou des factures. Il existe des outils CRM qui permettent de créer et de personnaliser ces documents, vous évitant ainsi d’avoir à payer un autre outil ou à passer du temps sur leur création. Assurez-vous donc de choisir un logiciel qui vous offre cette possibilité. Il doit également permettre d’enregistrer des modèles spécifiques afin de pouvoir les réutiliser pour d’autres clients. Vous gagnerez ainsi un temps considérable.
7. Création d’alerte
Peu importe ce que fait votre entreprise, il arrive à des moments que vous ayez besoin de relancer un client. Dans certains cas, une notification peut être utile pour la fidélisation du client. Alors, le bon logiciel CRM pour votre entreprise doit offrir la possibilité de créer des alertes personnalisées à envoyer aux clients.
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8. Les intégrations
Pour la collecte et la consignation des données, les commerciaux doivent passer des heures à aller d’un programme à un autre. Cela peut prendre des heures et le risque des données erronées n’est pas à écarter. C’est notamment la raison pour laquelle un logiciel convenable à votre entreprise doit avoir une fonctionnalité d’intégration. Cette dernière lui permettra d’être directement intégré aux applications que vous utilisez déjà. Ainsi, le CRM devient un centre de données, puisqu’elles sont directement synchronisées pour tous les autres logiciels et le risque d’erreur est banni.
Suite bureautique, site e-commerce, logiciel d’emailing, certains CRM proposent plus d’intégrations que d’autres. La meilleure des choses à faire, c’est de vous assurer au préalable que le modèle privilégié prend en charge toutes vos applications préférées.
9. Gestion des pipelines de ventes
Si vous souhaitez améliorer vos performances commerciales, il est important que vous ayez une vue claire sur les pipelines de ventes. Vous pourrez ainsi suivre chaque étape des circuits de vente et faire des recommandations. Selon l’importance de l’étape et la priorité, vous pourrez également changer de commerciaux afin que chaque lead puisse être bien pris en charge.
Par ailleurs, le CRM doit vous permettre d’avoir une vue personnalisée des pipelines. Ceci est utile pour changer d’angle de vue et pour des comparaisons.
10. Analyse des chiffres de ventes
Le chiffre d’affaires, c’est la clé de voûte. C’est elle qui permet de mesurer l’efficacité globale de la stratégie et les performances de chaque commercial. Il s’agit donc d’une fonctionnalité très importante pour toutes les entreprises. Mais présenter les chiffres de vente simplement ne suffit pas. Un bon CRM doit vous permettre de les personnaliser en vue d’une analyse claire et d’une comparaison selon l’équipe, le territoire, l’étape de l’entonnoir de vente, etc.
Le commercial doit avoir un tableau récapitulatif de ses performances de vente au quotidien afin de s’évaluer. Du côté des responsables, un tableau récapitulatif des performances globales de l’entreprise est aussi indispensable pour en mesurer la rentabilité et faire des prévisions.
Enfin, une fonctionnalité indispensable et pas moindre est l’accès mobile du CRM. Le meilleur logiciel pour votre entreprise doit être accessible depuis un smartphone. Ceci est nécessaire pour une consultation rapide, et surtout si vous avez des commerciaux de terrain.
