Dans la vie courante, il peut arriver à tout un chacun d’avoir besoin d’envoyer plusieurs fichiers simultanément. Dans ce cas, l’envoi d’un dossier par mail s’avère être la solution la plus pratique. Rassembler tous les éléments d’un dossier en un seul envoi peut être plus simple que de les envoyer un par un ou d’effectuer plusieurs envois pour le même ensemble de documents. Comprendre comment envoyer un dossier par courrier électronique vous permet de transmettre des informations de manière organisée et concise.
Sommaire :
Préparation du dossier avant l’envoi
Avant de procéder à l’envoi de votre dossier par mail, la préparation minutieuse du dossier est essentielle. Ne vous contentez pas simplement de regrouper tous vos fichiers. Il est important de sélectionner avec soin les fichiers à inclure. Mais également de vérifier leurs formats pour garantir leur compatibilité et de les compresser pour réduire leur taille. De plus, donnez un nom clair et professionnel au dossier pour faciliter son identification. Il est à noter que de nombreuses messageries ont une limite maximale de 25 Mo par envoi voir moins. Ce qui peut rapidement devenir un obstacle. En compressant le dossier, vous pouvez contourner cette contrainte et éviter les tracas inutiles.
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Compresser le dossier
Pour réduire la taille des fichiers, employez un outil de compression comme WinZip, 7-Zip ou WinRAR. Rassemblez les fichiers dans une archive compressée en optant pour un format répandu comme le ZIP. Sur PC, faites un clic droit et compressez avec le logiciel choisi. Sur Mac, un clic droit et « Compresser » suffisent, éliminant ainsi le besoin de télécharger un autre programme.
Contrôler de la taille du dossier ZIP
Avant d’envoyer, vérifiez la taille du dossier ZIP en effectuant un clic droit puis en sélectionnant « Propriétés ». Si elle est conforme, ajoutez simplement le dossier comme pièce jointe dans votre messagerie habituelle. Voici un petit récapitulatif des messageries courantes et de leurs capacités d’envoi :
- Free : 10 Mo maximum
- Gmail : 25 Mo maximum
- Outlook ou Hotmail : 25 Mo maximum
- Orange : 25 Mo maximum
- SFR : 15 Mo maximum
- Yahoo ! Mail : 10 Mo maximum
3 solutions pour l’envoie de dossier par email
Lorsque vos fichiers dépassent la limite de taille, la première étape consiste à les compresser. Malheureusement, même après compression, il peut arriver qu’ils excèdent les 25 Mo autorisés. Dans ce cas, une alternative s’impose.
Le partage via Google Drive
Pour les utilisateurs de Google, l’option de partage via Google Drive se révèle très pratique. Il suffit de téléverser les fichiers sur votre espace Drive et de partager l’accès avec votre destinataire. Ainsi, il peut télécharger les fichiers à sa convenance, sans contrainte de taille.
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Divisez les fichiers en dossiers séparés
Si les fichiers sont vraiment trop volumineux, divisez-les en plusieurs dossiers et créez plusieurs e-mails. Parfois, l’envoi par e-mail est incontournable, et dans ce cas, veillez à ce que chaque dossier ne dépasse pas la capacité de votre messagerie. Envoyez ensuite plusieurs e-mails en étiquetant chaque envoi avec une indication de progression (par exemple, 1/5, 2/5, etc.) pour faciliter la compréhension du destinataire quant à la réception des autres dossiers.
Outils de transfert de fichiers en ligne
Une alternative au partage par e-mail est l’utilisation d’outils de transfert de fichiers en ligne. Ces plateformes permettent aux utilisateurs de télécharger leurs fichiers sur un serveur distant, puis de partager un lien de téléchargement avec les destinataires. Ce processus contourne les limitations de taille des pièces jointes traditionnelles et offre une méthode efficace pour partager des fichiers volumineux en toute sécurité.
Les 3 meilleures outils pour l’envoi de fichiers
Lorsque les pièces jointes excèdent la limite autorisée par les emails, se tourner vers des services en ligne spécialisés devient une solution incontournable. Ces plateformes agissent comme intermédiaires, hébergeant vos fichiers sur le cloud avant de permettre leur téléchargement via un lien partagé avec vos contacts. Cette méthode, largement adoptée pour l’envoi de documents de grande taille, se distingue par sa simplicité et son efficacité.
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Mega
Mega se présente comme une forteresse numérique pour le stockage et le partage de fichiers. Accessible via tout appareil connecté, cette plateforme cloud est plébiscitée par plus de 220 millions d’utilisateurs à travers le globe pour sa facilité d’usage et son haut niveau de sécurité. Elle permet un stockage de données cryptées de bout en bout, garantissant une protection optimale. Mega offre un espace de stockage gratuit dès l’inscription, avec la possibilité d’augmenter cette capacité par le biais d’abonnements payants.
WeTransfer
WeTransfer est reconnu pour son approche simplifiée du transfert de fichiers en ligne. Il permet l’envoi de documents jusqu’à 2 Go dans sa version gratuite. L’application facilite le partage par email ou via un lien direct, avec une politique de suppression automatique des fichiers après sept jours. Pour ceux qui nécessitent plus de capacité ou des fonctionnalités avancées, WeTransfer propose une version payante. Avec WeTransfer Pro, vous pouvez aller jusqu’à 200 Go par transfert et un stockage en ligne.
SwissTransfer
SwissTransfer, mis au point par Infomaniak, permet le transfert de fichiers jusqu’à 50 Go sans inscription. Cette plateforme gratuite se distingue par son engagement envers la sécurité et la confidentialité. Notamment avec un cryptage de bout en bout et des serveurs situés en Suisse. Les utilisateurs peuvent envoyer leurs fichiers par email ou via un lien. Avec en bonus la possibilité de personnaliser la durée de vie du lien et le nombre de téléchargements. SwissTransfer est une solution parfaite pour ceux qui cherchent à envoyer de grands volumes de données de manière sécurisée et efficace.Le tout sans compromettre la protection de leurs informations personnelles.
En conclusion, l’envoi d’un dossier par mail est une pratique courante et pratique pour partager plusieurs fichiers simultanément. Cependant des limites de taille peuvent poser problème. En combinant ces différentes méthodes, il est possible de simplifier et d’optimiser le processus d’envoi de fichiers, quel que soit leur volume ou leur type.
