Les avantages de la signature électronique font qu’elle est de plus en plus adoptée. Ce système de signature dématérialisée avait jusqu’à un moment intéressé très peu de personnes. Mais depuis que la pandémie a forcé tout le monde à préférer les moyens digitaux, il a gagné en popularité. Avec le gain de temps qu’elle offre, le caractère authentique qu’elle apporte aux documents numériques, la signature électronique est désormais une nécessité. Découvrez les avantages de cette forme de signature dans cet article.
Sommaire :
Le gain de temps considérable
Dans le monde des affaires, le temps, c’est de l’argent. Cela est particulièrement vrai lorsqu’il s’agit de documents. Plus vite, un document peut être signé, plus vite un accord peut être conclu. C’est là qu’intervient la signature électronique.
L’utilisation d’une signature électronique peut faire gagner un temps considérable à la fois à la personne qui crée le document et à la personne qui le signe. En utilisant cette méthode, il n’est pas nécessaire d’imprimer le document, de le signer, puis de le numériser à nouveau. Cela peut faire gagner un temps précieux, en particulier lorsque plusieurs signatures sont requises. En effet, les signatures électroniques peuvent être automatiquement générées et envoyées dès qu’un document est terminé. Il n’est donc pas nécessaire d’attendre que quelqu’un signe manuellement et le renvoie.
Cette méthode est plus rapide que la manière traditionnelle d’utiliser un stylo et du papier.
La sécurité des documents
L’un des avantages de la signature électronique, c’est qu’elle offre un haut niveau de sécurité pour les documents. Et celle-ci, de plusieurs manières.
Tout d’abord, elle s’assure que le document n’a pas été falsifié. Deuxièmement, il fournit un moyen de vérifier l’identité de la personne qui a signé le document. Pour cela, la signature électronique offre différents niveaux de sécurité :
- Signature électronique simple : pour les documents qui n’ont pas ou ont très peu de risques de fraudes :
- Signature électronique avancée : pour les documents ayant un enjeu élevé ;
- Signature électronique qualifiée : accompagnée d’un certificat de signature électronique, elle est convenable aux documents qui ont besoin d’un haut niveau de sécurité.
Troisièmement, la signature électronique peut être utilisée pour savoir quand un document a été signé et par qui. Ceci est utile dans les cas où il y a un différend sur le contenu d’un document. La signature numérique fournit en effet un horodatage du processus de signature.
Enfin, une signature électronique peut être utilisée pour crypter un document afin que seule la personne disposant de la clé appropriée puisse l’ouvrir et le lire. Cela permet de garder les informations confidentielles à l’abri des regards indiscrets.
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La réduction des coûts
La solution de signature électronique offre un avantage économique. La signature étant désormais numérique, ceci permet aux entreprises de réduire considérablement le coût alloué aux papiers, à l’encre, à l’impression et l’envoie des documents signés. Évidemment, cela demande également moins de temps. Les employés peuvent vaquer à d’autres occupations pour répondre aux besoins des clients.
D’après les sondages, les entreprises qui utilisent les logiciels de signature électronique économisent jusqu’à 33€ par accord.
L’amélioration de la relation client
La signature électronique est un outil qui peut être utilisé pour améliorer la relation client. Elle permet aux entreprises de collecter rapidement et facilement les signatures des clients. Ce qui peut aider à rationaliser le processus de faire affaire avec eux.
De plus, les signatures électroniques peuvent contribuer à instaurer la confiance entre les entreprises et leurs clients. Ces derniers peuvent être plus susceptibles de faire affaire avec une entreprise s’ils savent que leur signature sera recueillie par voie électronique, plutôt que d’avoir à se déplacer pour fournir une signature physique.
Enfin, les signatures électroniques peuvent aider les entreprises à suivre les interactions avec les clients. En collectant des signatures par voie électronique, les entreprises peuvent avoir un enregistrement du moment où les clients interagissent avec elles. Ce qui peut être utile pour les communications de suivi ou à des fins de service client.
La conformité juridique
Il y a encore quelques années, utiliser la signature électronique comportait des risques. En effet, ses contours étaient encore flous et elle pouvait être contestée par la justice. Heureusement, les choses ont changé depuis 2016, avec l’avènement du règlement EIDAS. Grâce à ce dernier, une signature électronique a désormais la même valeur qu’une signature classique.
L’EIDAS exige que les signatures électroniques soient :
- Unique au signataire ;
- Capable d’être vérifié ;
- Fabriqué selon une méthode sécurisée ;
- Sous le contrôle du signataire ;
- Lié au document à signer de manière que toute modification du document soit détectable.
Ces exigences permettent de garantir que les signatures électroniques sont fiables et dignes de confiance. En nous assurant que les signatures sont uniques à chaque signataire et sous son contrôle, nous pouvons être sûrs qu’elles n’ont pas été falsifiées. Des avantages de la signature électronique qui ne peuvent qu’être bénéfiques aux utilisateurs.
