3 conseils pour organiser votre événement sans accro technique

Lorsqu’on prépare un salon, un séminaire ou un festival, il faut penser à de nombreuses contraintes techniques, notamment la location d’écrans, de micros ou de systèmes d’éclairages. Malheureusement, tout peut arriver le jour J, ce qui est notamment le cas avec une coupure de courant.

Voilà pourquoi il faut anticiper pour que votre soirée ne soit pas gâchée

Dresser la liste complète de vos besoins en amont

Il est effectivement recommandé de tout mettre à plat dans un premier temps. Entre lumière, son, vidéo, interprétation simultanée, distribution électrique, chauffage ou climatisation, nous comptons pas moins de 7 postes techniques pour un seul et même événement, alors même que de nombreux organisateurs n’en comptent que trois. Louer du matériel audiovisuel ne se limite donc pas à réserver un écran et un micro. Si par exemple vous accueillez des invités venant de différents pays, l’interprétation simultanée doit faire partie de votre plan, alors que si vous tenez un stand, il faut garder à l’esprit que l’éclairage choisi changera la manière dont les visiteurs percevront votre espace. Même avec un stand modeste, un éclairage sur mesure permet de valoriser votre offre.

Posez-vous les bonnes questions en amont, et non dans l’urgence trois jours avant l’événement.

Ne pas négliger ce que le public ne voit pas

Il est rare que le public vienne féliciter un organisateur pour la qualité de son alimentation électrique, pas vrai ? Et pourtant, il s’agit d’un élément phare se trouvant à la base de la réussite d’un projet. Si l’alimentation en courant ne se trouve pas assez fiable, il y a fort à parier que les projecteurs, les écrans ou la sono ne fonctionnent pas correctement. C’est d’ailleurs la même chose en ce qui concerne la température ressentie par le public. Ce dernier décrochera plus facilement avec une salle trop chaude, alors que si l’ambiance s’avère glaciale, il partira volontiers à la première pause. Autant d’éléments discrets qui viendront conditionner le confort ressenti par les invités.

Voilà pourquoi il est impératif de vérifier les points suivants avant de vous lancer dans l’organisation de votre événement :

• la fiabilité et la sécurisation de l’alimentation électrique ;
• le chauffage pour les périodes froides ;
• la ventilation des espaces fermés ;
• la climatisation des espaces d’accueil ;
• un éclairage optimisé pour toutes les zones.

Prenez le temps d’effectuer un tour des lieux en considérant cette liste. Cela vous évitera de bien mauvaises surprises par la suite.

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Adapter la préparation à chaque type d’événemen

Évidemment, un congrès d’entreprise ne nécessite pas la même préparation que pour un festival de musique en plein air. Les professionnels du secteur classent d’ailleurs leurs interventions en 6 familles bien distinctes les unes des autres :

• corporate ;
• salon ;
• culturel ;
• sportif ;
• institutionnel et international.

Mais comment s’y prendre pour y voir plus clair ? Notre conseil serait de vous adresser à des équipes capables de concevoir une solution sur mesure. N’hésitez pas à contacter un bureau d’études dédié mettant des experts techniques à votre disposition. De cette manière vous réussirez à traduire votre idée en un véritable plan d’action à mettre en place. Il est toujours utile aussi d’opter pour des équipes disponibles à proximité. Elles doivent aussi être en mesure d’intervenir partout en France, et même à l’étranger si votre projet le nécessite.

Enfin, intéressez-vous aussi à l’âge du parc de matériel, car des équipements renouvelés régulièrement vous permettent d’utiliser du matériel récent qui correspond aux dernières technologies du moment.