Agence de communication : comment bien choisir lors d’un appel d’offre ?

En tant qu’annonceur, quand on veut davantage de notoriété ou davantage de clients, il importe de choisir la bonne agence de communication. En choisissant le bon partenaire pour sa communication, on est certain de bénéficier de la meilleure campagne et d’atteindre ses objectifs. Pour ce faire, il faut passer un appel d’offre. Dans le domaine de la communication, on parle également de mise en compétition.

Généralement, l’appel d’offre se renouvelle à chaque campagne ou événement. Mettre régulièrement en compétition les différentes agences permet de se voir proposer, à chaque fois, de nouvelles idées, originales. Toutefois, pour une campagne de communication réussie, il importe de bien choisir son agence à l’issue de l’appel d’offre.

Qu’est-ce qu’une agence de communication ?

Avant tout, revenons sur les missions des agences de com. Leur principale mission est de promouvoir un individu ou une société. Artistes, marques, établissements professionnels peuvent recourir aux services d’une agence de com pour informer le grand public sur un produit, un service, une offre, un événement spécial…

Les objectifs de faire appel à une agence de communication varient en fonction des projets et des clients :

• gagner en visibilité, sur Internet ou dans la vie réelle ;
• accroître le volume des ventes ;
• attirer des candidats dans le cadre d’un recrutement ;
• avoir une meilleure réputation…

Toutefois, pour atteindre ces objectifs, il importe de sélectionner la bonne agence. Et cette sélection commence dès la rédaction du cahier des charges.

Comment définir le cahier des charges de l’appel d’offres ?

C’est après avoir lu le cahier des charges que les agences décideront si, oui ou non, elles se portent candidates pour représenter la marque, l’artiste ou l’entreprise. Il est donc indispensable que le cahier des charges soit clair et concis, et que le projet y soit correctement exprimé.

La présentation du client, de son marché et de ses moyens

Au début du cahier des charges, les agences de com doivent avoir une présentation du client :

• Qui est-il ?
• Que fait-il ?
• Quel est son parcours ?
• Etc.

📝 À noter : S’il existe une société mère, c’est elle que l’on présente en premier. Puis on présente la filiale.

Le cahier des charges doit également évoquer le positionnement marketing de l’annonceur. Pour ce faire, on décrit tous les éléments marketing du moment présent (logo, slogans…). On décrit également la politique de communication mise en place au moment où l’on fait appel à l’agence de com.

La zone d’influence géographique (zone de chalandise) doit être évoquée dans le cahier des charges de l’appel d’offre. On peut aussi évoquer le profil des acheteurs ou des fidèles. Ces indications permettent aux agences candidates de mieux cerner le client.

Au sein du cahier des charges, il faut présenter les concurrents. Comme la zone de chalandise et les profils des consommateurs, connaître les concurrents permet d’identifier précisément la marque, et de proposer des solutions adéquates.

Il faut également parler des moyens financiers, du budget mis en œuvre pour la campagne de communication.

Le plus important : bien définir les objectifs !

Dernier point mais non des moindres : les objectifs. C’est parce que le client a certaines ambitions qu’il fait appel à une agence de communication. Il doivent être répertoriés dans une cahier des charges. L’idée est de bien cadrer la demande afin que les différences réponses soient facilement comparables et en phase avec vos souhaits. Par contre, veillez à ne pas trop détailler non plus au risque de « brider » la créativité de vos interlocuteurs !

En en fonction de ces ambitions clairement établies, les agences de communication qui postulent à cette compétition pourront vous suggérer des solutions. Voici quelques exemples d’objectifs conrets que vous pouvez lister dans un appel d’offres :

• Par exemple, lors de votre appel d’offre, vous pouvez indiquer que vous souhaitez augmenter votre visibilité. Les solutions proposées seront certainement la construction et/ou la refonte d’un site web, la création de pages sur les réseaux sociaux (Facebook, twitter, Linkedin, Instagram…), des publications dans les médias traditionnels et sur des médias digitaux, etc.
• Le cahier des charges peut mentionner une volonté de changer de réputation ou d’image. Pour ce faire, on mettra peut-être en place un community management, des actions sur les réseaux sociaux. Un nouveau logo pourra être créé, etc.
• Autre exemple d’objectif à présenter dans un cahier des charges : l’augmentation du chiffre d’affaires. Dans ce cas, les solutions seront davantage axées sur le marketing et la publicité.

Pour finir, n’oubliez pas de fixer des délais de réponse !

Les critères pour choisir la bonne agence de com

Vous avez lancé votre appel d’offre et reçu plusieurs candidatures ? Il est maintenant temps de choisir votre partenaire. Et pour choisir la bonne agence de communication, 7 critères sont à prendre en compte.

Les réalisations des candidats

Afin de choisir l’agence qui vous accompagnera pour votre communication, informez-vous sur les réalisations des différents candidats.

Renseignez-vous sur le volume de projets de chaque agence, sur les types de projets traités. Essayez d’obtenir les références des autres clients.

Les spécialités des agences

Certaines agences de com sont généralistes ; d’autres sont spécialisées dans un domaine particulier.

En fonction de votre projet et de votre secteur d’activité, il peut être judicieux de recourir aux services d’une agence spécialisée.

La taille de l’agence

La taille des agences candidates est un critère qui a son importance pour choisir le bon partenaire. La dimension de l’agence a souvent un impact sur le prix, la disponibilité, les délais de réalisation, les solutions proposées…

Un communicant freelance sera plus à même de répondre aux besoins d’une start up. Tandis qu’une grande agence de com, réputée, cernera mieux les besoins d’une grande entreprise.

Les réponses et le respect des délais

Parmi les critères pour choisir une bonne agence de communication : le délai de réponse des candidats, après l’appel d’offre.

Ce délai en dit long sur la lecture du cahier des charges, et sur la rigueur de l’agence. Le délai de réponse traduit aussi la motivation de l’agence.

La réponse elle-même permet de vérifier si l’agence a bien compris le cahier des charges.

Les solutions proposées

Lorsque les candidats répondent à l’appel d’offre, ils sont censés proposer des solutions.

Privilégiez donc les agences capables d’apporter rapidement une réponse à votre besoin. Et étudiez attentivement chaque stratégie, pour savoir laquelle vous correspond le mieux et laquelle, selon vous, est la plus appropriée aux objectifs à atteindre.

Le coût

Le prix est un critère important. Le coût du partenariat doit entrer dans votre budget. Toutefois, si le prix a son importance, n’en oubliez pas les autres critères. Certaines bonnes agences de com peuvent proposer des tarifs dérisoires. Car pour un projet de petite ampleur et des missions basiques, nul besoin de déployer de grands moyens.

L’aspect relationnel

Les rapports d’un artiste ou d’une entreprise avec son agence de com sont capitaux. Des relations positives, où la confiance règne, sont essentielles pour faire du bon travail. L’agence de communication peut être chargée de rédiger des contenus sur la marque. La gestion de la réputation sur les réseaux sociaux peut lui être confiée. Le volume des ventes peut être influencé par l’agence de com.