Comment sécuriser sa boîte mail professionnelle ?

Cela ne se remarque pas, mais l’e-mail est le moyen de communication électronique le plus utilisé dans le monde. Avec plus de 300 milliards de courriers envoyés chaque année, il est devenu incontournable tant dans le cadre professionnel que personnel. Données bancaires, CV, exemplaires de contrats… les flux de données qui y transitent sont hyper sensibles attisant ainsi la convoitise des hackers. Dès lors, sécuriser sa boîte mail devient un impératif lorsqu’on est une structure traitant des milliers de données personnelles. Pour y parvenir, voici comment vous y prendre.

Gérer bien votre adresse e-mail et vos courriers avant de penser à la sécurisation

Il est important d’avoir une gestion optimale de ses courriers électroniques lorsqu’on est une entreprise. Cela passe par la disposition de plusieurs adresses e-mails, le nettoyage régulier des mails et le groupage.

Posséder plusieurs adresses e-mails en tant qu’entreprise permet une certaine transparence dans le tri. Vous pouvez créer une adresse e-mail dédiée spécialement au recrutement, une autre exclusivement pour le service client et une autre pour les informations en interne. Cette méthode évite le mélange d’informations.

Il est aussi primordial d’ouvrir régulièrement les boîtes créées afin de supprimer les mails inutiles et vider les pourriels. Pour raisons de preuves, certains messages envoyés ne peuvent être effacés, cependant s’ils peuvent être archivés après impression, faites-le.

Dernière chose, privilégiez les envois groupés en un clic pour les notifications communes plutôt que les envois individuels.

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Servez-vous d’un logiciel spécialisé pour sécuriser vos boîtes mails

De nombreux logiciels existent aujourd’hui pour sécuriser emails. Ils sont créés spécialement pour bloquer les attaques cyber. Certains de ces logiciels sont efficaces dans l’externalisation de votre boîte électronique : ils introduisent plusieurs degrés de sécurité pour assurer la protection de votre messagerie. D’autres comme Mailinblack utilisent des filtres établis sur des analyses heuristiques alliées à une intelligence artificielle pour contrecarrer les virus. Les logiciels de protection emails constituent le futur de la lutte contre le hacking des données mails.                       

Faites une veille permanente sur l’état de votre messagerie  

Surveillez constamment l’état de votre boîte professionnel : les messages reçus, ceux envoyés, les spams, les liens, etc. Vous devez repasser tous les éléments liés à votre boîte au peigne fin. Au besoin, faites-vous aider d’un informaticien. Vous vous ferez une idée de vos dernières actions en ligne et décèlerez d’éventuelles anomalies.

Faites appel à des hackers éthiques

Insolite, n’est-ce pas ? Les hackers éthiques sont des méchants, mais du bon côté. Ils s’attaquent aux systèmes informatiques pour trouver les failles et aider les propriétaires à les combler afin de se prémunir contre les cybercriminels. Si vous disposez du budget suffisant pour effectuer ce genre d’opérations, n’hésitez surtout pas. Ils pourront trouver les défauts de sécurité de votre boîte mail et vous aider à les corriger.

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Évitez le téléchargement de pièces jointes provenant de sources anonymes ou inconnues

Ne téléchargez jamais les pièces jointes qui proviennent d’adresses que vous ne connaissez pas. Ces pièces sont parfois truffées de virus et sont expédiées par des hackers dans le cadre d’une attaque ciblée. Assurez-vous lors d’une collecte de dossiers, d’avoir la liste des adresses mail des potentiels déposant avant la réception électronique.

Pour sécuriser davantage votre boîte mail, tâchez de mettre régulièrement à jour votre antivirus, de gérer vos messageries sur une même plateforme et de sensibiliser vos employés sur l’importance de la protection d’une messagerie électronique.

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